Meeting-Protokolle und Aufgaben automatisch aus Besprechungen extrahieren

KI-gestützte Meeting-Tools können Besprechungen automatisch transkribieren, die wichtigsten Entscheidungen zusammenfassen und Aufgaben mit Verantwortlichen und Fristen extrahieren. Das Ergebnis ist ein strukturiertes Protokoll in drei Teilen: Zusammenfassung, Entscheidungen und Aufgabenliste.

Schritt-für-Schritt Anleitung:

1. Meeting-Tool wählen: Nutzen Sie ein KI-Meeting-Tool, das automatisch transkribiert. Datenschutzfreundliche Optionen: MeetingMetrics (Schweizer Lösung für automatische Meeting-Zusammenfassungen und Aufgabenextraktion), Granola (lokale Verarbeitung auf Ihrem Gerät), tl;dv (EU-Server verfügbar) oder die integrierte Transkription in Microsoft Teams.

2. Besprechung aufzeichnen: Starten Sie die Aufzeichnung zu Beginn des Meetings. Informieren Sie alle Teilnehmenden über die Aufnahme (Datenschutz).

3. Protokoll generieren lassen: Nach dem Meeting erstellt die KI automatisch eine Zusammenfassung mit Entscheidungen und Aufgaben.

4. Manueller Weg mit ChatGPT: Falls Sie kein spezialisiertes Tool haben, kopieren Sie Ihre handschriftlichen Notizen in ChatGPT: «Hier sind meine Meeting-Notizen: [Notizen einfügen]. Erstelle daraus ein strukturiertes Protokoll mit: 1) Zusammenfassung (3 Sätze), 2) Getroffene Entscheidungen, 3) Aufgabenliste mit Verantwortlichen und Fristen.»

Hinweis: Achten Sie bei der Wahl des Tools darauf, wo die Daten verarbeitet werden. Für vertrauliche Meetings empfehlen sich Schweizer Lösungen wie MeetingMetrics, lokale Verarbeitung wie bei Granola oder die Microsoft-365-integrierte Transkription, bei der die Daten im eigenen Tenant bleiben.