Kundenservice E-Mails & FAQ Antworten mit KI formulieren

Problemstellung

In vielen KMU beantworten unterschiedliche Personen Kunden E-Mails - oft ohne einheitliche Vorlagen. Das führt zu unterschiedlichen Totalitäten, längeren Bearbeitungszeiten und teilweise unvollständigen Antworten. Wissen steckt in einzelnen Köpfen oder alten E-Mails und wird nicht systematisch genutzt.

Lösung & Anleitung

ChatGPT wird mit Ihren wesentlichen Informationen versorgt: Produkte, Preise, Lieferbedingungen, Servicezeiten, Garantiebedingungen, häufige Fragen. Ihre Mitarbeiter fassen die Kundenanfrage kurz zusammen oder kopieren sie in das Tool. Die KI schlägt eine freundliche und vollständige Antwort im passenden Ton vor (inklusive Alternativformulierungen). Der Mitarbeiter überprüft, passt sie bei Bedarf an und sendet die Antwort. Zudem können aus wiederkehrenden Fragen schrittweise eine interne Wissensbasis und ein öffentliches FAQ erstellt werden.