Belege automatisch erfassen und in die Buchhaltung übertragen

Problemstellung

Die manuelle Erfassung von Belegen und Quittungen in der Buchhaltung ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Gerade in KMU, wo die Buchhaltung oft nebenbei erledigt wird, sammeln sich Belege an und müssen mühsam abgetippt werden.

Lösung & Anleitung

KI-gestützte Belegerfassung kann Quittungen und Rechnungen fotografieren, automatisch Lieferant, Datum, Betrag und Kategorie extrahieren und die Daten direkt in eine Buchhaltungssoftware oder Tabelle übertragen. Mit der Zeit lernt das System Ihre Kategorisierungsmuster und wird immer genauer.

Lösungen für Schweizer KMU:

Bexio (Schweizer Buchhaltungssoftware mit integrierter Belegerfassung per Foto), Abacus (Schweizer Lösung mit AbaScan für automatische Belegverarbeitung), Klara (Schweizer Plattform mit KI-Belegerfassung).

Für eine einfache Variante ohne Buchhaltungssoftware: Fotografieren Sie den Beleg und laden Sie das Bild in ChatGPT oder Claude hoch mit dem Prompt: «Extrahiere aus diesem Beleg: Lieferant, Datum, Betrag (CHF), MwSt-Satz und schlage eine Buchungskategorie vor.»

Hinweis: Bei sensiblen Finanzdaten empfehlen sich Schweizer Lösungen wie Bexio oder Abacus, bei denen die Daten in der Schweiz verarbeitet werden.